Кем управляет руководитель?
— Кем или чем управляет руководитель?
— Что за странный вопрос?! Конечно же, своими сотрудниками! – первое, что приходит на ум большинству из нас.
Да. Но перед тем, как ставить задачи сотрудникам, координировать, мотивировать и контролировать их, линейный руководитель должен чётко выстроить весь рабочий бизнес-процесс своего отдела. Сначала в голове, а после на бумаге.
А для того, чтобы это сделать, руководитель должен уметь организовать себя.
Вот и получается, что прежде всего любой руководитель должен управлять СОБОЙ. И, согласитесь, без мастерства планирования времени ему никак не обойтись.
Планирование рабочего дня руководителя
Тема тайм-менеджмента необъятна как баобаб. И в этой статье я хочу поговорить о конкретном навыке – точном расчёте времени для выполнения конкретной задачи. На мой взгляд, мы незаслуженно пренебрегаем развитием этого навыка. А это неизбежно сталкивает нас в цейтнот.
Начать хочу с типичной ошибки. Предположим, что вы составили свой рабочий план на день. Уже хорошо!
А теперь посчитайте: сколько суммарно времени занимают все запланированные дела. 8 часов? Или чуть больше?
Правило планирования рабочего дня для линейного руководителя таково:
60% времени – запланированные дела, 40% — «текучка» и непредвиденное
Да-да, планировать дела больше, чем на 4 часа 48 минут (те самые 60% от 8 часов рабочего дня) – бессмысленная затея. Вы просто вылетите из графика и в очередной раз испытаете своё бессилие и раздражение от нескончаемого круговорота дел.
Что делать, если реально дел гораздо больше, чем на 4 часа 48 минут?
Подниматься на уровень планирования выше: расставлять приоритеты. Выделять свои главные дела из сектора В матрицы Эйзенхауэра (Важное и Несрочное) и не менее 2-х часов посвящать им. Дела сектора С матрицы Эйзенхауэра (Неважное и Срочное) – максимально делегировать. Дела сектора D (Неважное и Несрочное)– выявить и просто убрать. Но это тема для отдельного разговора.
Расчёт времени на конкретную задачу
Мы же возвращаемся к конкретному списку задач, который мы вписываем в сетку рабочего дня.
Мы уже поняли, что планируем только чуть меньше 5-ти часов времени в день. Остальное – воздушная подушка нашей безопасности.
Следующий вопрос – как рассчитать ориентировочное время для выполнения конкретной задачи. Практика показывает, что здесь мы тоже постоянно и предсказуемо ошибаемся. А именно – недооцениваем реальные временные затраты.
Допустим, Вы планируете составить новый (нешаблонный) отчёт и закладываете на это 30 минут. Но! Это только время на составления текста отчёта. А вам перед этим нужно собрать данные (идеально – делегировать это подчинённому, но на делегирование тоже уйдёт время), проанализировать эти данные, определиться со стилем подачи информации в отчёте и так далее. И в реальности получаем, что на составление отчёта уйдет от 1,5 часов и более. Зависит, от отчета, конечно! А Вы закладывали только 30 минут…
Между прочим, неверная оценка времени – одна из типичных причин бесконечного откладывания дел. Вы никак не можете приняться за составление отчета, на который выделили 30 минут, откладываете до последнего – знакомо? Да просто Ваше подсознание прекрасно «знает», что отчёт «съест» намного больше времени. И не «уложится» в 30-ти -минутное окошко в Вашем рабочем графике. И Вы будете откладывать до последнего, пока Вас не накроет deadline-ом, и Вы усядетесь писать его ночью…
Так как же точно рассчитать время выполнения конкретной задачи.
- Учтите время на всех этапах выполнения задачи, включая подготовку.
- Каждый раз отмечайте, сколько времени у Вас заняла та или иная операция. И записывайте. В итоге, вы получите шпаргалку по продолжительности своих дел. И это позволит в дальнейшем более реалистично ориентироваться.
- Введите свой «личный коэффициент поправки». Наблюдая за тем, насколько Вы себя постоянно переоцениваете. Например, каждый раз запланированное время умножайте на 1,5 – и смотрите: удалось ли уложиться. В зависимости от ситуации – меняйте этот коэффициент. Недели через 2 потребность в коэффициенте отпадёт – Вы просто приобретёте НАВЫК РЕАЛЬНОЙ ОЦЕНКИ ВРЕМЕНИ на выполнение задачи. И жить станет намного комфортнее.
Кстати, и к чужому времени Вы станете относится иначе. Прежде, чем спросить коллегу: «У тебя есть минутка?» — правильнее будет предварительно оценить количество этих «минуток». Вопрос тогда будет иным: «Когда ты сможешь уделить мне 20 минут времени?»
Успешного планирования!
