«Концентрация и простота. Чтобы мыслить ясно, вы должны приложить большие усилия. И это того стоит, потому что так вы можете свернуть горы»
Стив Джобс
Как неожиданно много успеть?
Вот такой диалог состоялся у меня с руководителем юридического департамента одной компании:
– Каждый раз наступаю на одни и те же грабли. Надо было подготовиться к выступлению на одной серьёзной конференции. Как обычно, дата мероприятия была известна за несколько месяцев. Но только мне это, Свет, вообще никак не помогает!
Каждый год – одна и та же история – готовлю и выступление, и презентацию в последние два дня. А, точнее сказать, не два дня, а два по 24…
Вот что ты мне на это скажешь? Все понимаю, но заставить себя подготовиться к серьёзному выступлению заранее, спокойно, без гонки не получается.
И она замолчала, с интересом глядя на меня, в ожидании пламенной мотивационной речи о том, как круто всё делать вовремя. Управлять временем. Управлять своей жизнью.
Управлять собой…
Только мне совсем не хотелось кого-то «тащить за штаны в светлое будущее».
И вот как развернулся наш разговор.
– А ты мне до конца расскажи. Что в итоге? Как подготовилась? Как выступила?
– В том и парадокс! Выступление получилось – огонь! Сама себе удивляюсь! Как за такое короткое время успела столько глубокой аналитической работы проделать? И статистику подняла, и структуру выступления убойную придумала. Примеры нужные подтянула. Может, и правильно, что я всё это творю за пару суток на адреналине, а?
– И как у тебя это всё получилось?
– Да всё просто. У меня в эти дни и работа, и семья знает, что живём в режиме: «Меня нет. Ни для кого». Благо, генеральный в отпуске был. Я могла полностью спокойно отключиться. Мессенджеры, телефон, почта – всё мимо меня. Все пожары тушатся без моего участия. Я «в потоке»!
–Здорово! Сама люблю, когда «в потоке». Есть у меня один вопрос к тебе. А ты пробовала в своём обычном рабочем дне устраивать по полтора-два часа того самого режима: «Меня нет. Ни для кого».
– Ты что? Ты же знаешь мою работу! Стоит мне вот так засесть плотно подумать над чем-то серьёзным, обязательно сразу что-то происходит.
Или срочный запрос сверху на почту упадёт.
Или сотрудник «накосячит» так, что после неделю расхлёбывать будешь.
Или VIP-Клиент на взводе обязательно ко мне дозваниваться с претензией будет.
Да и просто несколько сотен сообщений подвиснут – почта, мессенджеры, ну, сама знаешь… До вечера после не раскидаю.
– Ты же как-то умудряешься исчезать из «текучки» на двое суток. И ничего. Без последствий. А тут всего-то пару часов.
– Так ведь там был аврал! А каждый день уединяться – без шансов. Вот. Опять сотрудник пишет. Что там у него случилось? Обед у меня! Что им всем от меня надо? Сейчас, Свет, подожди…
И разговор был традиционно прерван сообщением из мессенджера.
Медиааскеза для руководителя или прощание с мифом о многозадачности
Давайте сразу договоримся, что под медиааскезой я буду понимать разумный и намеренный контроль над потоками информации из разных источников.
У каждого свой путь к медиааскезе. Или, хотя бы, к мыслям о ней.
У меня осознание острой необходимости контролировать «всё входящее» цифровое – почту, сообщения, звонки, ТВ – пришло вот как.
Несколько лет назад я натолкнулась на исследование о том, что если при выполнении серьёзной мыслительной работы отвлечься на любой мелкий раздражитель (чайник накипел, надо выключить), то чтобы вернуться в первоначальное состояние, Вам потребуется в среднем 20 минут времени.
А чем сложнее аналитическая работа, которую Вы выполняете, тем больше времени уходит на повторное погружение в неё. Иногда это может занять часы.
«Ого! Это точно не про меня. Я прекрасно переключаюсь с одного дела на другое. Я же мастер многозадачности» — самонадеянно подумала я.
Но сомнения закрались. И на меня градом посыпались подтверждения.
Исследования Даниэля Канемана о том, что многозадачности не существует. И способность выполнять несколько дел одновременно – очередной миф. В каждый момент мы осознанно можем выполнять только одно дело. Например, если Вы разговариваете по телефону и ведёте машину, то рулите Вы «на автомате». И любая непредвиденная ситуация на дороге мгновенно заставит Вас бросить трубку. Если посчастливится успеть, конечно.
А видимость выполнения нескольких дел одновременно – это лишь частые прыжки сознания между делами. Кстати, кто-то действительно умеет виртуозно «метаться» между делами!
И, бесспорно, в наше время это достаточно полезный навык. Факт. Но!
Что происходит при переключении внимания?
Может ли «режим многозадачности» повлиять на продуктивность? – Обязательно!
Как? – Она резко снизится. Как минимум, Вы потратите в разы больше времени на работу. Да и качество её станет хуже.
Например, последние исследования показали:
«Перегрузка мозга слишком большим количеством конкурирующих раздражителей приводит к уменьшению его объёма (усыханию)… В связи с усыханием серого вещества наш мыслительный потенциал снижается. Стремление к слишком высоким результатам приводит к тому, что мы утрачиваем способность мыслить ясно»
Из книги Деворы Зак
«Однозадачность. Успевайте больше, фокусируясь только на одном деле»
То есть, постоянное переключение внимания делает нас глупее.
Другими словами: «Не дайте мозгу засохнуть!»
«Какое это отношение имеет к медиааскезе?» —спросите Вы.
Самое прямое.
Как только в ходе аналитической работы Вы отвлекаетесь на входящие сообщения (даже всего лишь посмотрев на экран краем глаза), Вы сразу обнуляете своё состояние «потока». На возврат в него уйдут десятки минут. А может и часы.
А если в разговоре со своим сотрудником, Вы реагируете на мессенджеры, то тут уже и отношение доверия к Вам обнулить недолго…А его вернуть намного сложнее, чем состояние «потока». По крайней мере, я так думаю.
Как научить Ваш смартфон слушаться Вас
Что же можно сделать, если «входящие» атакуют Вас изо всех источников?
Просто решить для себя, как часто и на какие сообщения Вы готовы реагировать.
Ведь мессенджеры и почта всего лишь инструменты. И именно мы решаем, как ими пользоваться в итоге. К примеру, почта.
Определите удобное для Вас время, например, 2-3 раза в день, когда Вы будете разбирать письма. Ограничьте себя временным интервалом для проверки почты.
Рассортируйте свои Входящие письма по Папкам (например, Клиенты, Бухгалтерия, Генеральный и т.д.). Расставьте для себя приоритеты: в какой последовательности Вы будете с этими Папками работать.
Есть примеры, когда в компаниях действует правило: первый рабочий час – Час тишины. Никто не использует телефонов, не открывает почту, не обращается друг к другу лично. Все сотрудники в это время спокойно решают свои приоритетные задачи.
Теперь о мессенджерах.
Из одних чатов можно безболезненно поскорее выйти.
Другие настроить так, чтобы видеть и слышать только, когда Вам надо.
Третьи просматривать бегло, например, раз в 4 часа. А близких и коллег предупредить, что теперь Вы иначе реагируете на сообщения в мессенджерах.
Да, всегда останутся те, кто требует немедленной реакции. Но их список окажется в разы меньше общего списка контактов.
Подобные нехитрые правила работы со «входящими» определяются только Вами в зависимости от Вашей ситуации. Кстати. Для того, чтобы составить список этих правил для себя, придётся отключиться от «входящих» на минут на 40…
Как найти время руководить
Пришло время вернуться к диалогу из начала статьи.
Зачем руководителю полтора-два часа времени ежедневно на отключение от «текучки»?
Ведь мы не готовим выступления и презентации ежедневно.
Дело в том, что все мы легко соглашаемся, что составление отчета, подготовка доклада – это серьезная аналитическая работа.
А что Вы скажете про подготовку к разговору с сотрудником для корректной постановки задачи?
Или про анализ работы «буксующего» сотрудника за последний месяц, и принятие решения по плану дальнейшей работы с ним?
Или про составление целей и графика адаптации нового сотрудника?
Или про выбор формата контроля для определённого сотрудника?
Этот список можно составлять бесконечно.
Узнали? Это примеры дел Квадранта «В» матрицы Эйзенхауэра в управлении исполнением. Да-да. Те самые «Важные и Несрочные» дела, без которых эффективный менеджмент не возможен.
И которые мы чаще выполняем на ходу. А иногда работаем в режиме экспромта.
Вот и получается. Как ни крути, чтобы руководить нужно время. А разумное регулирование потоков входящей информации – один из способов найти дополнительный час времени в жизни руководителя.
Приятного использования!